Let members pay their membership by card, straight into your club's bank account.
Before you start: you will be asked which country your club is based in, and that choice cannot be changed afterwards. Pick the country your club's bank account is in. Getting it wrong means opening a new Stripe account from scratch, so have your banking details to hand before you begin.
Money goes straight to your club's bank account. Konia never holds it, and never sees a card number: your club gets its own Stripe account, members pay on Stripe's own page, and the funds land with you.
Do it on a computer
You can start from the app, but the setup itself is much easier in a browser, because Stripe will ask for your club's legal details and IBAN and you will probably need to look some of them up.
Sign in to the Coach Web Portal with your usual Konia account and open Online payments from the top bar. The app shows the portal's address in Manage club, under Export / Import in the Members block.
In the app the same screen is under Manage club → Online payments, in Club settings, where the row tells you at a glance how members can pay: Card and bank transfer, Card, Bank transfer or Not set up.
Two steps, and a banner that tells you where you stand
The screen is a short checklist with a summary at the top. Until both steps are done it reads Members can't pay yet and names the one thing that is missing. Once both are done it reads Members can pay in the app, and that is the sentence to trust.
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Connect your club's Stripe account
Tap Connect with Stripe. Konia first asks where your club is based, with a searchable list of the countries it supports. If your country is not in that list, online payments are not available to you yet, and bank transfer through membership renewals stays the path to use.
Choose carefully: Stripe cannot change a country later. Then Konia creates the Stripe account and hands you over to Stripe's own onboarding, where you answer their questions directly. Nobody at Konia sees those answers.
When Stripe sends you back, you land on a Konia page saying you are done there. Come back to the payments screen to see the real status.
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Set the membership fee
You need at least one price before anyone can pay. Tap Add a membership fee, which opens Fees and bank details, where fees live alongside your bank details. One row per price, up to ten.
If you have more than one tier, members pay your first one unless you assign them another. Worth checking before you announce it.
Coming back from Stripe does not mean you are finished. Stripe returns you to Konia whether you completed onboarding or abandoned it halfway, so the page you land on cannot tell you anything. The only signal that counts is the Connected chip on the payments screen.
The screen updates itself within a few seconds of Stripe confirming your account, so you should not need to do anything. If it looks stuck, Refresh status re-reads it from Stripe. A neutral "Status updated" is all you get back, on purpose, because it reports the truth rather than telling you what you want to hear.
If your setup link stops working
Stripe's onboarding links are single-use and expire within minutes. Reusing an old one, or coming back to a tab you left open over lunch, lands you on a page saying the link has expired. That is normal and nothing has gone wrong.
Go back to the payments screen and tap Continue setup. It mints a fresh link. Do not bookmark the Stripe link.
What members see
A member with a renewal date has a Membership card on their profile. Opening it shows the amount you assigned them and a Pay in the app button, which takes them to Stripe's secure payment page. If you have also filled in your IBAN, bank transfer appears underneath as a second option.
Members never choose their own price. They see one amount, the one attached to their tier. Parents can pay for a dependent from the Family section of their profile.
Once someone is marked as paid, the payment options disappear and they just see a "Membership paid" chip. That is deliberate, and it is what stops somebody paying twice.
After a payment lands
Members see confirmation that the payment went through and that your club will see it within a minute. On your side the member flips to paid on their own.
The renewal date is still yours to move. A payment marks the member as paid but deliberately does not touch their renewal date, because only you know whether that payment bought a year, a season, or a term. So after a payment: open the member, push the date forward, save.
Ask for a payment on a race or a post
Membership fees are not the only thing you can collect. On a club race, the payment request lives in Trip details; on a Feed post, it is a section of the post form. Tap Request a payment, say what it is for, and set one price, or several options when members choose between them, for example with or without hotel.
Members then see the price on the race or the post. If online payments are set up they can pay by card on Stripe's secure page; with your club's bank details they can pay by transfer instead. A card payment marks them as paid on its own, usually within a minute. After a transfer the member taps Notify my club, which pays nothing by itself: it asks you to check your account and mark them as paid. You can also record a payment yourself for someone who handed you cash.
You need one of the two payment methods before you can ask. With neither online payments nor your club's IBAN saved, the request cannot be created: members would have no way to pay it.
On a race, a member has to join before the Pay button appears. The payment belongs to a participant, so someone who has not signed up yet sees the price but no way to pay. Parents get a separate Pay button for each child.
Money questions
- Where does it go? Straight to your club's bank account, via your own Stripe account. Konia is never in the middle.
- What does Konia take? Nothing by default. Stripe's own processing fees still apply and are charged to your club, as with any card payment.
- Refunds? From your own Stripe dashboard, not from Konia. Use Manage payouts and refunds in Stripe on the payments screen. Konia notices a refund and flips the member back to unpaid.
- Currency? Set for the whole club rather than per tier, and taken from your Stripe account once you are connected, so prices and payouts match. It locks for good as soon as a member has paid. Amounts stay editable afterwards. If your Stripe account happens to settle in a currency Konia cannot price in yet, it will tell you, and bank transfer still works.
If a member cannot pay
- "Online payment isn't available for this club yet" is the catch-all. Usually your Stripe account is not fully connected or you have not set a fee. Check the banner on your payments screen.
- "Your membership fee is no longer available" means you deleted the tier that member was assigned to. Assign them a current one.
- "This membership is already paid" means exactly that, and is a safety net rather than a fault.
- "Too many attempts" is a rate limit, ten checkout attempts an hour per person. It clears on its own.
Avant de commencer : on vous demandera dans quel pays votre club est établi, et ce choix est définitif. Indiquez le pays du compte bancaire du club. Une erreur oblige à ouvrir un nouveau compte Stripe depuis zéro : ayez donc vos coordonnées bancaires sous la main avant de vous lancer.
L'argent va directement sur le compte bancaire de votre club. Konia ne le détient jamais et ne voit jamais un numéro de carte : votre club obtient son propre compte Stripe, les membres paient sur la page de Stripe, et les fonds arrivent chez vous.
Faites-le sur un ordinateur
Vous pouvez démarrer depuis l'app, mais la configuration est bien plus simple dans un navigateur, car Stripe demandera les informations légales de votre club et son IBAN, que vous devrez sans doute aller chercher.
Connectez-vous au portail web coach avec votre compte Konia habituel et ouvrez Paiements en ligne depuis la barre du haut. L'adresse du portail est indiquée dans l'app, dans Gérer le club, sous Exporter / Importer dans le bloc Membres.
Dans l'app, le même écran se trouve sous Gérer le club → Paiements en ligne, dans Paramètres du club, où la ligne indique d'un coup d'œil comment les membres peuvent payer : Carte et virement, Carte, Virement bancaire ou Non configuré.
Deux étapes, et un bandeau qui vous situe
L'écran est une courte liste de contrôle avec un résumé en haut. Tant que les deux étapes ne sont pas faites, il affiche Les membres ne peuvent pas encore payer et nomme ce qui manque. Une fois les deux faites, il affiche Les membres peuvent payer dans l'app : c'est cette phrase qui fait foi.
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Connectez le compte Stripe de votre club
Appuyez sur Se connecter avec Stripe. Konia demande d'abord où votre club est établi, avec une liste de pays consultable. Si votre pays n'y figure pas, le paiement en ligne ne vous est pas encore accessible : le virement bancaire via les renouvellements d'adhésion reste la voie à suivre.
Choisissez avec soin : Stripe ne peut pas changer un pays par la suite. Konia crée ensuite le compte Stripe et vous confie à la procédure de Stripe, où vous répondez directement à leurs questions. Personne chez Konia ne voit ces réponses.
Quand Stripe vous renvoie, vous arrivez sur une page Konia indiquant que vous en avez terminé là-bas. Revenez à l'écran des paiements pour voir le vrai statut.
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Définissez le tarif d'adhésion
Il faut au moins un prix avant que quiconque puisse payer. Appuyez sur Ajouter une cotisation, qui ouvre Cotisations et IBAN, où les tarifs voisinent avec vos coordonnées bancaires. Une ligne par prix, jusqu'à dix.
Si vous avez plusieurs tarifs, les membres paient le premier tant que vous ne leur en attribuez pas un autre. À vérifier avant l'annonce.
Revenir de Stripe ne signifie pas que c'est terminé. Stripe vous renvoie vers Konia que vous ayez complété la procédure ou que vous l'ayez abandonnée en route : la page d'arrivée ne peut donc rien vous apprendre. Le seul signal qui compte est l'étiquette Connecté sur l'écran des paiements.
L'écran se met à jour tout seul quelques secondes après la confirmation de Stripe, vous ne devriez donc rien avoir à faire. S'il semble bloqué, Actualiser le statut relit l'information chez Stripe. Vous n'obtenez qu'un neutre « Statut mis à jour », volontairement : il rapporte la réalité plutôt que ce que vous espérez lire.
Si votre lien de configuration ne fonctionne plus
Les liens de Stripe sont à usage unique et expirent en quelques minutes. Réutiliser un ancien lien, ou revenir à un onglet laissé ouvert pendant la pause de midi, vous amène sur une page indiquant que le lien a expiré. C'est normal, rien n'est cassé.
Retournez à l'écran des paiements et appuyez sur Continuer la configuration. Un nouveau lien est généré. N'ajoutez pas le lien Stripe à vos favoris.
Ce que voient les membres
Un membre ayant une date de renouvellement dispose d'une carte Adhésion sur son profil. En l'ouvrant, il voit le montant que vous lui avez attribué et un bouton Payer dans l'app, qui l'emmène sur la page de paiement sécurisée de Stripe. Si vous avez aussi renseigné votre IBAN, le virement bancaire apparaît en dessous comme seconde option.
Les membres ne choisissent jamais leur prix. Ils voient un seul montant, celui de leur tarif. Les parents peuvent payer pour une personne à charge depuis la section Famille de leur profil.
Une fois quelqu'un marqué comme payé, les options de paiement disparaissent et il ne voit plus qu'une étiquette « Adhésion payée ». C'est volontaire, et c'est ce qui empêche de payer deux fois.
Après un paiement
Les membres voient la confirmation que le paiement est passé et que leur club le verra d'ici une minute. De votre côté, le membre bascule en payé tout seul.
La date de renouvellement reste à vous de la déplacer. Un paiement marque le membre comme payé mais ne touche volontairement pas sa date de renouvellement, car vous seul savez si ce paiement couvre une année, une saison ou un trimestre. Donc après un paiement : ouvrez le membre, avancez la date, enregistrez.
Demander un paiement sur une course ou une publication
Les cotisations ne sont pas la seule chose que vous pouvez encaisser. Sur une course du club, la demande de paiement se trouve dans les détails du déplacement ; sur une publication du fil, c'est une section du formulaire. Appuyez sur Demander un paiement, indiquez à quoi il sert, puis fixez un seul prix, ou plusieurs options quand les membres doivent choisir, par exemple avec ou sans hôtel.
Les membres voient ensuite le prix sur la course ou la publication. Si les paiements en ligne sont configurés, ils paient par carte sur la page sécurisée de Stripe ; avec les coordonnées bancaires de votre club, ils paient par virement. Un paiement par carte les marque comme payés tout seul, en général en moins d'une minute. Après un virement, le membre appuie sur Prévenir mon club, ce qui ne paie rien en soi : cela vous demande de vérifier votre compte et de le marquer comme payé. Vous pouvez aussi enregistrer vous-même le paiement de quelqu'un qui vous a donné des espèces.
Il vous faut l'un des deux moyens de paiement avant de pouvoir demander. Sans paiements en ligne ni IBAN enregistré, la demande ne peut pas être créée : les membres n'auraient aucun moyen de la régler.
Sur une course, le membre doit d'abord la rejoindre pour voir le bouton Payer. Le paiement appartient à un participant : quelqu'un qui ne s'est pas inscrit voit le prix mais ne peut pas payer. Les parents ont un bouton Payer distinct pour chaque enfant.
Questions d'argent
- Où va l'argent ? Directement sur le compte bancaire de votre club, via votre propre compte Stripe. Konia n'est jamais entre les deux.
- Que prend Konia ? Rien par défaut. Les frais de traitement de Stripe s'appliquent tout de même et sont facturés à votre club, comme pour tout paiement par carte.
- Les remboursements ? Depuis votre propre tableau de bord Stripe, pas depuis Konia. Utilisez Gérer les versements et remboursements dans Stripe sur l'écran des paiements. Konia détecte le remboursement et repasse le membre en non payé.
- La devise ? Définie pour tout le club et non par tarif, et reprise de votre compte Stripe une fois celui-ci connecté, pour que les prix et les versements concordent. Elle se verrouille définitivement dès qu'un membre a payé. Les montants restent modifiables ensuite. Si votre compte Stripe règle dans une devise que Konia ne sait pas encore traiter, il vous le signale, et le virement bancaire fonctionne toujours.
Si un membre ne peut pas payer
- « Le paiement en ligne n'est pas encore disponible pour ce club » est le message générique. En général, votre compte Stripe n'est pas entièrement connecté ou vous n'avez pas défini de tarif. Vérifiez le bandeau de votre écran des paiements.
- « Votre tarif d'adhésion n'est plus disponible » signifie que vous avez supprimé le tarif attribué à ce membre. Attribuez-lui un tarif actuel.
- « Cette adhésion est déjà payée » veut dire exactement cela : c'est un garde-fou, pas une erreur.
- « Trop de tentatives » est une limitation, dix tentatives de paiement par heure et par personne. Elle se lève d'elle-même.
Bevor du startest: Du wirst gefragt, in welchem Land euer Verein sitzt, und diese Wahl lässt sich nicht mehr ändern. Gib das Land an, in dem das Bankkonto des Vereins geführt wird. Ein Fehler bedeutet, ein neues Stripe-Konto von vorn zu eröffnen, halte eure Bankdaten also bereit, bevor du loslegst.
Das Geld geht direkt auf das Bankkonto eures Vereins. Konia hält es nie und sieht nie eine Kartennummer: Euer Verein bekommt ein eigenes Stripe-Konto, Mitglieder zahlen auf Stripes eigener Seite, und das Geld landet bei euch.
Mach es am Computer
Starten kannst du in der App, aber die Einrichtung selbst geht im Browser deutlich leichter, denn Stripe fragt nach den rechtlichen Angaben eures Vereins und der IBAN, die du vermutlich nachschlagen musst.
Melde dich mit deinem gewohnten Konia-Konto im Coach-Webportal an und öffne oben Online-Zahlungen. Die Adresse des Portals steht in der App, unter Verein verwalten, bei Export / Import im Mitglieder-Block.
In der App liegt derselbe Bildschirm unter Verein verwalten → Online-Zahlungen, in den Vereinseinstellungen, wo die Zeile auf einen Blick zeigt, wie Mitglieder zahlen können: Karte und Überweisung, Karte, Banküberweisung oder Nicht eingerichtet.
Zwei Schritte und ein Banner, das dich einordnet
Der Bildschirm ist eine kurze Checkliste mit einer Zusammenfassung oben. Solange beide Schritte offen sind, steht dort Mitglieder können noch nicht zahlen samt dem, was fehlt. Sind beide erledigt, steht dort Mitglieder können in der App zahlen, und genau diesem Satz kannst du trauen.
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Das Stripe-Konto eures Vereins verbinden
Tippe auf Mit Stripe verbinden. Konia fragt zuerst, wo euer Verein sitzt, mit einer durchsuchbaren Liste der unterstützten Länder. Steht euer Land nicht darin, sind Online-Zahlungen für euch noch nicht verfügbar, dann bleibt die Banküberweisung bei den Mitgliedschafts-Verlängerungen der richtige Weg.
Wähl sorgfältig: Stripe kann ein Land später nicht mehr ändern. Danach legt Konia das Stripe-Konto an und übergibt dich an Stripes eigene Einrichtung, wo du ihre Fragen direkt beantwortest. Niemand bei Konia sieht diese Antworten.
Wenn Stripe dich zurückschickt, landest du auf einer Konia-Seite, die sagt, dass du dort fertig bist. Geh zurück zum Zahlungs-Bildschirm, um den echten Status zu sehen.
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Den Mitgliedsbeitrag festlegen
Du brauchst mindestens einen Preis, bevor jemand zahlen kann. Tippe auf Mitgliedsbeitrag hinzufügen, das öffnet Beiträge und IBAN, wo die Beiträge neben euren Bankdaten stehen. Eine Zeile pro Preis, bis zu zehn.
Habt ihr mehrere Stufen, zahlen Mitglieder eure erste, solange du ihnen keine andere zuweist. Vor der Ankündigung prüfen lohnt sich.
Von Stripe zurückzukommen heisst nicht, dass du fertig bist. Stripe schickt dich zu Konia zurück, ob du die Einrichtung abgeschlossen oder auf halbem Weg abgebrochen hast, die Zielseite kann dir also nichts sagen. Das einzige Signal, das zählt, ist die Markierung Verbunden auf dem Zahlungs-Bildschirm.
Der Bildschirm aktualisiert sich innerhalb weniger Sekunden nach Stripes Bestätigung von selbst, du musst also normalerweise nichts tun. Wirkt er festgefahren, liest Status aktualisieren ihn erneut bei Stripe aus. Zurück kommt nur ein neutrales „Status aktualisiert", ganz bewusst, denn es meldet die Realität statt dem, was du hören willst.
Wenn dein Einrichtungslink nicht mehr funktioniert
Stripes Einrichtungslinks sind einmalig und laufen binnen Minuten ab. Nimmst du einen alten oder kehrst du zu einem über die Mittagspause offen gelassenen Tab zurück, landest du auf einer Seite, die sagt, der Link sei abgelaufen. Das ist normal, es ist nichts kaputt.
Geh zurück zum Zahlungs-Bildschirm und tippe auf Einrichtung fortsetzen. Damit entsteht ein frischer Link. Setz den Stripe-Link nicht auf die Lesezeichen.
Was Mitglieder sehen
Ein Mitglied mit Verlängerungsdatum hat im Profil eine Karte Mitgliedschaft. Beim Öffnen sieht es den Betrag, den du ihm zugewiesen hast, und einen Button In der App bezahlen, der zu Stripes sicherer Zahlungsseite führt. Hast du zusätzlich eure IBAN hinterlegt, erscheint darunter die Banküberweisung als zweite Option.
Mitglieder wählen ihren Preis nie selbst. Sie sehen einen Betrag, den ihrer Stufe. Eltern können über den Bereich Familie in ihrem Profil für eine betreute Person zahlen.
Sobald jemand als bezahlt markiert ist, verschwinden die Zahlungsoptionen und es bleibt nur die Markierung „Mitgliedschaft bezahlt". Das ist Absicht und verhindert eine doppelte Zahlung.
Nach einer Zahlung
Mitglieder bekommen die Bestätigung, dass die Zahlung durch ist und ihr Verein sie binnen einer Minute sieht. Auf eurer Seite springt das Mitglied von selbst auf bezahlt.
Das Verlängerungsdatum musst weiterhin du verschieben. Eine Zahlung markiert das Mitglied als bezahlt, rührt sein Verlängerungsdatum aber bewusst nicht an, denn nur du weisst, ob die Zahlung ein Jahr, eine Saison oder ein Quartal abdeckt. Nach einer Zahlung also: Mitglied öffnen, Datum nach vorn schieben, speichern.
Eine Zahlung bei einem Wettkampf oder Beitrag anfragen
Mitgliedsbeiträge sind nicht das Einzige, was du einsammeln kannst. Bei einem Vereinswettkampf steht die Zahlungsanfrage in den Reisedetails, bei einem Beitrag im Feed ist sie ein Abschnitt des Formulars. Tippe auf Zahlung anfragen, sag, wofür sie ist, und lege einen Preis fest oder mehrere Optionen, wenn die Mitglieder wählen sollen, zum Beispiel mit oder ohne Hotel.
Die Mitglieder sehen den Preis dann beim Wettkampf oder beim Beitrag. Sind Online-Zahlungen eingerichtet, zahlen sie per Karte auf der sicheren Seite von Stripe, mit den Bankdaten deines Vereins stattdessen per Überweisung. Eine Kartenzahlung markiert sie von selbst als bezahlt, meist innerhalb einer Minute. Nach einer Überweisung tippt das Mitglied auf Verein benachrichtigen, was allein noch nichts bezahlt: es bittet dich, dein Konto zu prüfen und die Person als bezahlt zu markieren. Du kannst eine Zahlung auch selbst eintragen, wenn dir jemand bar gegeben hat.
Eines der beiden Zahlungsmittel muss da sein, bevor du anfragen kannst. Ohne Online-Zahlungen und ohne die IBAN deines Vereins lässt sich die Anfrage nicht anlegen: die Mitglieder hätten keine Möglichkeit zu zahlen.
Bei einem Wettkampf muss ein Mitglied zuerst beitreten, damit der Zahlen-Button erscheint. Die Zahlung gehört zu einem Teilnehmer: wer sich nicht angemeldet hat, sieht den Preis, kann aber nicht zahlen. Eltern bekommen für jedes Kind einen eigenen Zahlen-Button.
Fragen ums Geld
- Wohin geht es? Direkt auf das Bankkonto eures Vereins, über euer eigenes Stripe-Konto. Konia sitzt nie dazwischen.
- Was nimmt Konia? Standardmässig nichts. Stripes eigene Bearbeitungsgebühren fallen trotzdem an und werden eurem Verein belastet, wie bei jeder Kartenzahlung.
- Rückerstattungen? Über euer eigenes Stripe-Dashboard, nicht über Konia. Nutze Auszahlungen und Rückerstattungen in Stripe verwalten auf dem Zahlungs-Bildschirm. Konia bemerkt die Rückerstattung und setzt das Mitglied wieder auf unbezahlt.
- Währung? Gilt für den ganzen Verein statt pro Stufe und wird nach dem Verbinden von eurem Stripe-Konto übernommen, damit Preise und Auszahlungen zusammenpassen. Sie wird endgültig gesperrt, sobald ein Mitglied gezahlt hat. Die Beträge bleiben danach änderbar. Sollte euer Stripe-Konto in einer Währung abrechnen, die Konia noch nicht abbilden kann, sagt die App es dir, und die Banküberweisung funktioniert weiterhin.
Wenn ein Mitglied nicht zahlen kann
- „Online-Zahlung ist für diesen Verein noch nicht verfügbar" ist die Sammelmeldung. Meist ist euer Stripe-Konto nicht vollständig verbunden oder es fehlt ein Beitrag. Prüf das Banner auf eurem Zahlungs-Bildschirm.
- „Dein Mitgliedsbeitrag ist nicht mehr verfügbar" heisst, du hast die Stufe gelöscht, der das Mitglied zugewiesen war. Weise ihm eine aktuelle zu.
- „Diese Mitgliedschaft ist bereits bezahlt" heisst genau das und ist ein Schutz, kein Fehler.
- „Zu viele Versuche" ist eine Begrenzung, zehn Zahlungsversuche pro Stunde und Person. Sie löst sich von selbst.
