Suivez les adhésions et les renouvellements
Gardez les dates de renouvellement et les statuts de paiement au même endroit, et laissez Konia relancer les membres avant l'échéance.
Chaque club a quelque part un tableur avec une colonne « payé ? » que personne n'a ouverte depuis mars. Konia garde la même information à côté du membre, pour qu'elle soit devant vous au moment où vous en avez besoin, et relance les gens par e-mail pour que vous n'ayez pas à le faire.
Définir le renouvellement d'un membre
-
Ouvrez la fiche d'adhésion
Sur l'écran Membres, ouvrez le menu sur la ligne d'un membre et choisissez Gérer l'adhésion. Réservé aux coachs. La même fiche s'ouvre depuis les cellules Renouvellement et Paiement du portail web coach.
-
Définissez la date de renouvellement
C'est le champ qui fait fonctionner tout le reste. Tant qu'il est vide, le membre n'a aucune carte d'adhésion dans son profil, et aucun rappel ne peut partir.
Laissez-le et Konia propose exactement un an à partir d'aujourd'hui, ce que veulent la plupart des clubs. Le × l'efface à nouveau.
-
Définissez le statut de paiement
Trois états, pas deux : Non défini, Payé et Non payé. « Non défini » est le choix honnête pour un membre que vous n'avez pas encore vérifié, et mieux vaut le laisser ainsi que de marquer tout le monde comme non payé.
-
Attribuez un tarif
Si votre club a plusieurs prix, choisissez ici le tarif du membre. Seuls les coachs peuvent le faire : personne ne peut discrètement se placer au tarif junior.
Laissez Non attribué et le membre paie votre premier tarif. C'est ce qui permet à un club à prix unique de fonctionner sans aucune attribution, et c'est aussi le point à surveiller dans un club à plusieurs tarifs.
-
Ajoutez une note si besoin
Jusqu'à 200 caractères, visibles par les coachs et par ce membre. Pratique pour « payé en espèces à la piste, le 4 mars » ou « transfert du club de Lausanne ».
-
Enregistrez
Un seul enregistrement écrit l'ensemble.
Enregistrez avant de toucher autre chose. Les liens de cette fiche, vers vos coordonnées bancaires ou vos tarifs, ferment le panneau pour vous y emmener. Tout ce que vous aviez saisi sans enregistrer est perdu. Enregistrez d'abord, partez ensuite.
Ce que signifient les statuts
Konia transforme la date de renouvellement en un statut lisible d'un coup d'œil :
- Actif, vert, à plus de 30 jours.
- Bientôt échu, orange, dans les 30 prochains jours. Une adhésion qui se termine aujourd'hui compte encore comme bientôt échue, pas comme expirée.
- Expiré, rouge, la date est passée.
- Aucune date, rien du tout. Le membre ne voit aucune carte d'adhésion.
Pour les traiter, triez l'écran Membres par Renouvellement dû. Dans le portail web, des colonnes Renouvellement et Paiement dédiées sont triables.
Définissez vos prix
Les tarifs se trouvent avec vos coordonnées bancaires, pas sur l'écran des membres, car le prix figure aussi dans l'e-mail de rappel. Ouvrez Modifier le club depuis la page de votre club et trouvez la section Facturation.
Vous y définissez l'IBAN du club, le titulaire du compte et l'adresse de facturation, puis ajoutez vos tarifs d'adhésion : une ligne par prix, chacune avec un nom comme Adulte ou Étudiant et un montant. Jusqu'à 10 tarifs. La devise vaut pour tout le club et non par tarif. Dès que vous activez le paiement en ligne, elle suit votre compte Stripe, pour que les prix et les versements concordent, et elle se verrouille définitivement dès qu'un membre a payé.
Même un club à prix unique devrait ajouter un tarif. C'est ce qui met un vrai montant dans l'e-mail de renouvellement et sur la carte du membre, au lieu de le laisser deviner ou vous demander.
Ce que voient vos membres
Un membre ayant une date de renouvellement obtient une carte Adhésion sur son profil. En la touchant, il voit quand il renouvelle, ce qu'il doit et comment payer : vos coordonnées bancaires avec un rappel d'utiliser son propre nom en référence, et, si votre club a activé le paiement en ligne, un bouton de paiement.
Deux omissions volontaires méritent d'être connues. Les membres ne voient jamais de mention « Non payé », seulement une étiquette positive « Adhésion payée » une fois réglés : une fiche pas à jour n'accuse donc jamais personne. Et ils ne peuvent pas changer leur propre tarif.
L'e-mail de rappel
Konia écrit aux membres environ 30 jours avant leur date de renouvellement, dans leur langue, avec la date et vos coordonnées de paiement. Vous ne le programmez pas et vous ne pouvez pas l'oublier.
- Pour une personne à charge, l'e-mail part au parent qui la gère, pas à l'enfant.
- Seul le destinataire peut le désactiver, dans les notifications de son profil. Il n'existe ni réglage côté coach ni réglage au niveau du club : vous ne pouvez pas couper les rappels pour tout votre club.
- Changer la date de renouvellement réarme le rappel. Avancez la date de quelqu'un d'un an et il sera relancé la fois suivante, automatiquement.
Le piège classique : quand un membre paie en ligne, Konia le marque comme payé, mais ne déplace pas la date de renouvellement. Cela reste votre décision, car vous seul savez si le paiement couvre une année, une saison ou un semestre.
La routine après un paiement est donc : ouvrir le membre, avancer la date, enregistrer. Cela réarme aussi le rappel de l'année suivante.
