Importez vos membres depuis un tableur

La plupart des clubs tiennent déjà leurs membres dans un tableur. Plutôt que de tout ressaisir, importez le fichier et Konia construit la liste pour vous, avec les dates de renouvellement, le statut de paiement et les groupes d'entraînement.

Ouvrez le portail web coach

L'import se fait sur un ordinateur, pas dans l'app. Allez sur club.konia.app et connectez-vous avec le compte que vous utilisez déjà dans Konia, par le moyen dont vous vous connectez d'habitude. Le portail est réservé aux coachs : un compte sans droits d'administration ne peut pas y entrer.

Si vous préférez ne pas taper l'adresse, l'app peut vous la donner : sur la page de votre club, ouvrez Export / Import dans le bloc Membres, et utilisez Copier le lien.

Préparez votre fichier

Enregistrez votre tableur au format CSV. Konia attend ces colonnes :

• Nom
• E-mail, la seule colonne réellement obligatoire. Une ligne sans adresse e-mail valide est signalée comme invalide et ignorée.
• Date de fin d'adhésion, au format AAAA-MM-JJ
• Payé, soit paid, soit unpaid. yes, no, true, false, 1 et 0 fonctionnent aussi.
• Groupes, séparés par des points-virgules, par exemple Débutants;Sortie longue du dimanche. Les noms qui ne correspondent à aucun groupe existant sont ignorés : créez donc d'abord vos groupes d'entraînement. Jusqu'à 50 groupes par ligne.

Conservez la ligne d'en-tête. Les colonnes sont reconnues par leur nom, leur ordre n'a donc pas d'importance et vos colonnes supplémentaires sont ignorées plutôt que rejetées. Mais cette reconnaissance ne s'active que si Konia identifie un en-tête d'e-mail : sans lui, il lit les colonnes dans l'ordre ci-dessus et traite votre ligne d'en-tête comme un membre, d'où l'apparition d'un membre nommé « Nom ». Dans le doute, utilisez le bouton Télécharger le modèle de la fenêtre d'import et remplissez-le.

Lancez l'import

1. Ouvrez Export / Import

   C'est un menu déroulant unique dans la barre d'outils au-dessus du tableau des membres, contenant Télécharger le modèle, Exporter les membres (CSV) et Importer des membres (CSV). Choisissez Importer des membres (CSV). Un court guide apparaît d'abord, avec les règles de format et ce qui se passe ensuite. À lire une fois.

2. Sélectionnez votre fichier CSV

   Konia l'analyse et vérifie chaque ligne avant d'écrire quoi que ce soit.

3. Vérifiez le récapitulatif

   Vous voyez combien de membres seront ajoutés, combien mis à jour et combien de lignes sont invalides, avec la raison pour chaque ligne fautive, par exemple « Ligne 4 : date invalide ». Corrigez votre tableur et recommencez, ou continuez et traitez les cas restants à la main.

4. Confirmez

   Cochez la case confirmant que vous avez le droit d'importer ces contacts, puis lancez. La liste se rafraîchit à la fin.

Ce que signifie « En attente »

Les membres importés qui ne se sont pas encore inscrits apparaissent comme En attente, à la fois dans le portail et sur l'écran Membres de l'app.

Deux points importants :

• Aucun e-mail n'est envoyé. L'import n'invite personne, il construit votre liste. L'invitation reste à votre charge, avec votre code d'invitation.
• Ils doivent s'inscrire avec la même adresse e-mail que celle importée. Quand c'est le cas, leur fiche est reconnue automatiquement et la date de renouvellement, le statut de paiement et les groupes sont appliqués. L'entrée en attente disparaît d'elle-même.

Les membres en attente ne peuvent pas être ajoutés aux entraînements tant qu'ils ne se sont pas inscrits, faute de compte à ajouter. Les membres ordinaires ne voient qu'un nom et une étiquette « En attente » : adresses e-mail, dates de renouvellement et statut de paiement restent visibles des seuls coachs.

Réimporter ne présente aucun risque

Importez le même fichier à nouveau et Konia met à jour au lieu de dupliquer. La correspondance se fait par adresse e-mail, sans tenir compte des majuscules ni des espaces parasites. Le tableur devient ainsi un très bon moyen de gérer vos renouvellements : mettez les dates à jour dans votre fichier, réimportez, c'est fait.

Exporter

Exporter les membres (CSV), dans le même menu, télécharge votre liste actuelle en CSV, nommée d'après votre club et la date. Pratique comme sauvegarde, pour votre comité, ou comme point de départ du prochain import.