Mitgliedschaften und Verlängerungen verwalten
Halte Verlängerungsdaten und Zahlungsstatus an einem Ort und lass Konia die Mitglieder vor Ablauf erinnern.
Jeder Verein hat irgendwo eine Tabelle mit einer Spalte „bezahlt?", die seit März niemand geöffnet hat. Konia hält dieselbe Information direkt beim Mitglied, sodass sie da ist, wenn du sie wirklich brauchst, und erinnert die Leute per E-Mail, damit du es nicht tun musst.
Die Verlängerung eines Mitglieds setzen
-
Das Mitgliedschafts-Fenster öffnen
Öffne im Bildschirm Mitglieder das Menü in der Zeile eines Mitglieds und wähle Mitgliedschaft verwalten. Nur für Coaches. Dasselbe Fenster öffnet sich über die Zellen Verlängerung und Zahlung im Coach-Webportal.
-
Das Verlängerungsdatum setzen
Das ist das Feld, an dem alles andere hängt. Solange es leer ist, hat das Mitglied überhaupt keine Mitgliedschaftskarte im Profil, und es kann keine Erinnerung verschickt werden.
Lässt du es offen, schlägt Konia genau ein Jahr ab heute vor, was den meisten Vereinen passt. Das × löscht es wieder.
-
Den Zahlungsstatus setzen
Drei Zustände, nicht zwei: Nicht gesetzt, Bezahlt und Offen. „Nicht gesetzt" ist die ehrliche Voreinstellung für ein Mitglied, das du noch nicht geprüft hast, und es lohnt sich, das so zu lassen, statt alle auf offen zu setzen.
-
Einen Beitrag zuweisen
Hat euer Verein mehrere Preise, wähl hier den Beitrag des Mitglieds. Das können nur Coaches, niemand kann sich also still auf den Junior-Tarif setzen.
Lässt du es auf Nicht zugewiesen, zahlt das Mitglied euren ersten Beitrag. Genau das lässt einen Verein mit nur einem Preis ganz ohne Zuweisung funktionieren, und genau darauf muss man bei mehreren Stufen achten.
-
Bei Bedarf eine Notiz ergänzen
Bis zu 200 Zeichen, sichtbar für Coaches und dieses Mitglied. Gut für „bar auf der Bahn bezahlt, 4. März" oder „Wechsel aus dem Verein Lausanne".
-
Speichern
Ein Speichern schreibt alles auf einmal.
Speichere, bevor du irgendetwas anderes antippst. Die Links in diesem Fenster, zu euren Bankdaten oder euren Beiträgen, schliessen das Fenster, um dich dorthin zu bringen. Alles, was du getippt und nicht gespeichert hast, ist weg. Erst speichern, dann wechseln.
Was die Status bedeuten
Konia macht aus dem Verlängerungsdatum einen Status, den du in einer Liste überfliegen kannst:
- Aktiv, grün, mehr als 30 Tage entfernt.
- Läuft bald ab, orange, innerhalb der nächsten 30 Tage. Eine Mitgliedschaft, die heute endet, zählt noch als bald ablaufend, nicht als abgelaufen.
- Abgelaufen, rot, das Datum ist vorbei.
- Kein Datum, gar nichts. Das Mitglied sieht keine Mitgliedschaftskarte.
Zum Abarbeiten sortierst du den Mitglieder-Bildschirm nach Verlängerung fällig. Im Webportal gibt es eigene, sortierbare Spalten für Verlängerung und Zahlung.
Eure Preise festlegen
Die Beiträge stehen bei euren Bankdaten, nicht im Mitglieder-Bildschirm, weil der Preis auch in der Erinnerungs-E-Mail auftaucht. Öffne von eurer Vereinsseite aus Verein bearbeiten und such den Abschnitt Abrechnung.
Dort setzt du Vereins-IBAN, Kontoinhaber und Rechnungsadresse und ergänzt dann eure Mitgliedsbeiträge: eine Zeile pro Preis, jeweils mit einem Namen wie Erwachsene oder Studierende und einem Betrag. Bis zu 10 Stufen. Die Währung gilt für den ganzen Verein statt pro Stufe. Sobald ihr Online-Zahlungen aktiviert, richtet sie sich nach eurem Stripe-Konto, damit Preise und Auszahlungen zusammenpassen, und sie wird endgültig gesperrt, sobald ein Mitglied bezahlt hat.
Auch ein Verein mit nur einem Preis sollte einen Beitrag anlegen. Erst dadurch steht eine echte Zahl in der Verlängerungs-E-Mail und auf der Karte des Mitglieds, statt dass es raten oder nachfragen muss.
Was eure Mitglieder sehen
Ein Mitglied mit Verlängerungsdatum bekommt im Profil eine Karte Mitgliedschaft. Ein Tipp darauf zeigt, wann verlängert wird, was offen ist und wie man zahlt: eure Bankdaten mit dem Hinweis, den eigenen Namen als Referenz anzugeben, und, wenn euer Verein Online-Zahlungen aktiviert hat, einen Bezahl-Button.
Zwei bewusste Auslassungen sollte man kennen. Mitglieder sehen nie eine Markierung „Offen", sondern erst nach der Zahlung ein positives „Mitgliedschaft bezahlt". Ein veralteter Eintrag beschuldigt also nie jemanden. Und sie können ihre eigene Beitragsstufe nicht ändern.
Die Erinnerungs-E-Mail
Konia schreibt Mitgliedern rund 30 Tage vor ihrem Verlängerungsdatum, in ihrer Sprache, mit dem Datum und euren Zahlungsdaten. Du planst sie nicht und kannst sie nicht vergessen.
- Bei einer betreuten Person geht die E-Mail an das Elternteil, das sie verwaltet, nicht an das Kind.
- Nur die empfangende Person kann sie abschalten, unter Mitteilungen im eigenen Profil. Es gibt weder einen Schalter für Coaches noch einen für den Verein, du kannst die Erinnerungen für euren Verein also nicht stummschalten.
- Ein geändertes Verlängerungsdatum scharfstellt sie neu. Schiebst du jemanden ein Jahr nach vorn, wird die Person beim nächsten Mal automatisch wieder erinnert.
Die typische Stolperfalle: Zahlt ein Mitglied online, markiert Konia es als bezahlt, verschiebt das Verlängerungsdatum aber nicht. Das bleibt deine Entscheidung, denn nur du weisst, ob die Zahlung ein Jahr, eine Saison oder ein halbes Jahr abdeckt.
Die Routine nach einer Zahlung lautet also: Mitglied öffnen, Datum nach vorn schieben, speichern. Damit ist auch die Erinnerung fürs nächste Jahr wieder scharf.
