Collectez les documents des membres
Demandez certificats médicaux ou licences, et voyez d'un coup d'œil qui n'a pas encore fourni le sien.
Beaucoup de clubs d'endurance exigent un certificat médical ou une licence avant qu'une personne puisse s'entraîner, et c'est le type d'administratif qui pourrit en silence : un dossier de PDF reçus par e-mail, un tableur que personne ne met à jour, et une mauvaise surprise la semaine d'une course. Konia garde les documents avec le membre et vous montre qui n'a rien fourni.
Définissez ce que vous collectez
Sur la page de votre club, ouvrez le bloc Membres et choisissez Documents des membres. Réservé aux coachs. L'écran a deux onglets, Statut et Types. Commencez par Types.
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Ajoutez un type de document
Touchez Ajouter un type de document et nommez-le comme vos membres le diraient : Certificat médical, Licence, Autorisation parentale.
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Décidez s'il est obligatoire
L'interrupteur Obligatoire est le point clé. Ce sont les types obligatoires que l'onglet Statut suit et que le filtre des documents manquants examine. Les types facultatifs sont quand même collectés, ils ne comptent simplement pas dans la conformité.
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Ordonnez-les
Glissez pour réordonner. C'est l'ordre que les membres voient sur leur propre écran de documents : placez en premier celui que vous réclamez vraiment.
Marquez au moins un type comme obligatoire. Si tout est facultatif, l'onglet Statut n'a rien à mesurer, et il vous le dira au lieu d'afficher un tableau vide.
Voyez qui a fourni quoi
L'onglet Statut croise les membres et vos types obligatoires. Cherchez par nom, ou utilisez le filtre en haut à droite pour passer de Tous les membres à Documents obligatoires manquants, la vue qu'il vous faut la semaine avant une course. Quand plus personne ne manque à l'appel, il vous le dit.
Toucher un membre ouvre ses documents, et vous pouvez téléverser, remplacer ou supprimer à sa place. C'est plus utile qu'il n'y paraît : beaucoup de certificats arrivent en photo dans un message WhatsApp, et c'est ici qu'il faut les déposer pour qu'ils cessent de vivre dans votre téléphone.
Ce que font vos membres
Les membres ouvrent Mes documents depuis leur profil et voient une ligne par type que vous avez défini, avec son statut et un bouton Téléverser. Les fichiers peuvent être un PDF, JPG ou PNG, jusqu'à 5 Mo. Ils peuvent ajouter une date d'expiration, facultative mais c'est elle qui rend l'ensemble utile.
Remplacer un document plus tard passe par le même bouton. S'il s'agit seulement de corriger la date d'expiration, ils peuvent laisser le fichier et ne changer que la date.
Les documents sont visibles par ce membre et par vos coachs. Les autres membres ne les voient jamais.
Les quatre états
- Manquant, rien n'a été déposé.
- Valide, déposé et soit sans date d'expiration, soit expirant dans plus de 30 jours.
- Bientôt expiré, expire dans les 30 jours. Un document qui expire aujourd'hui compte encore comme bientôt expiré et non comme expiré.
- Expiré, la date est passée.
Deux points à anticiper.
1. Un document sans date d'expiration reste Valide indéfiniment. Si vos certificats médicaux sont annuels, demandez la date au dépôt, sinon vous ne suivez rien du tout.
2. Personne n'est prévenu par e-mail d'un document qui expire. Contrairement aux renouvellements d'adhésion, il n'y a ici aucun rappel automatique. Consulter l'onglet Statut est une tâche que quelqu'un doit réellement faire : mettez-la au calendrier une fois par trimestre.
Renommer et supprimer des types
Renommer un type est sans risque. Les fichiers déjà déposés conservent le libellé sous lequel ils ont été classés : rien n'est mal étiqueté rétroactivement.
Supprimer, en revanche, ne l'est pas. Si des membres ont déjà déposé des fichiers pour un type, le supprimer supprime définitivement ces fichiers, et Konia vous indiquera combien avant confirmation. Lisez ce nombre.
