Mitgliederdokumente einsammeln
Fordere Arztzeugnisse oder Lizenzen an und sieh auf einen Blick, wem noch eines fehlt.
Viele Ausdauervereine brauchen ein Arztzeugnis oder eine Lizenz, bevor jemand mittrainieren darf, und genau diese Verwaltung verrottet leise: ein Ordner mit gemailten PDFs, eine Tabelle, die niemand pflegt, und eine böse Überraschung in der Woche vor einem Wettkampf. Konia hält die Dokumente beim Mitglied und zeigt dir, wem eines fehlt.
Festlegen, was ihr einsammelt
Öffne auf eurer Vereinsseite den Block Mitglieder und wähle Mitgliederdokumente. Nur für Coaches. Der Bildschirm hat zwei Tabs, Status und Typen. Fang bei Typen an.
-
Einen Dokumenttyp anlegen
Tippe auf Dokumenttyp hinzufügen und benenne ihn so, wie eure Mitglieder ihn nennen würden: Arztzeugnis, Lizenz, Einverständnis der Eltern.
-
Entscheiden, ob er Pflicht ist
Der Schalter Erforderlich ist der entscheidende. Nur Pflichttypen verfolgt der Status-Tab, und nur auf sie schaut der Filter für fehlende Dokumente. Optionale Typen werden trotzdem eingesammelt, sie zählen bloss nicht zur Vollständigkeit.
-
Sortieren
Zieh sie in die gewünschte Reihenfolge. Genau so sehen es die Mitglieder auf ihrem eigenen Dokumente-Bildschirm, setz also das nach oben, dem du wirklich hinterherläufst.
Markiere mindestens einen Typ als erforderlich. Ist alles optional, hat der Status-Tab nichts zu messen, und er sagt dir das, statt eine leere Tabelle zu zeigen.
Sehen, wer was abgegeben hat
Der Tab Status stellt Mitglieder euren Pflichttypen gegenüber. Such nach Namen oder nutze den Filter oben rechts, um von Alle Mitglieder auf Fehlende Pflichtdokumente zu wechseln, die Ansicht für die Woche vor einem Wettkampf. Fehlt niemandem etwas, steht das dort.
Ein Tipp auf ein Mitglied öffnet dessen Dokumente, und du kannst stellvertretend hochladen, ersetzen oder löschen. Das ist wichtiger, als es klingt: viele Zeugnisse kommen als Foto in einer WhatsApp-Nachricht, und hier legst du sie ab, damit sie nicht länger in deinem Handy wohnen.
Was eure Mitglieder tun
Mitglieder öffnen Meine Dokumente in ihrem Profil und sehen eine Zeile pro Typ, den du angelegt hast, jeweils mit Status und einem Button Hochladen. Dateien dürfen PDF, JPG oder PNG mit bis zu 5 MB sein. Sie können ein Ablaufdatum angeben, optional, aber genau das macht die Sache erst nützlich.
Ein Dokument später zu ersetzen geht über denselben Button. Müssen sie nur das Ablaufdatum korrigieren, lassen sie die Datei liegen und ändern bloss das Datum.
Dokumente sehen dieses Mitglied und eure Coaches. Andere Mitglieder nie.
Die vier Zustände
- Fehlt, nichts hochgeladen.
- Gültig, hochgeladen und entweder ohne Ablaufdatum oder mit mehr als 30 Tagen Restlaufzeit.
- Läuft bald ab, endet innerhalb von 30 Tagen. Ein Dokument, das heute abläuft, zählt noch als bald ablaufend, nicht als abgelaufen.
- Abgelaufen, das Datum ist vorbei.
Zwei Dinge, auf die du dich einstellen solltest.
1. Ein Dokument ohne Ablaufdatum bleibt für immer gültig. Sind eure Arztzeugnisse jährlich, verlang das Datum beim Hochladen, sonst verfolgst du gar nichts.
2. Niemand wird per E-Mail an ein ablaufendes Dokument erinnert. Anders als bei den Mitgliedschafts-Verlängerungen gibt es hier keine automatischen Erinnerungen. In den Status-Tab zu schauen ist eine Aufgabe, die jemand wirklich erledigen muss, trag sie also einmal pro Quartal in den Kalender ein.
Typen umbenennen und löschen
Umbenennen ist unbedenklich. Bereits hochgeladene Dateien behalten die Bezeichnung, unter der sie abgelegt wurden, nachträglich wird nichts falsch beschriftet.
Löschen dagegen nicht. Haben Mitglieder schon Dateien zu einem Typ hochgeladen, löscht das Entfernen diese Dateien endgültig, und Konia nennt dir vor der Bestätigung die Anzahl. Lies diese Zahl.
