Mitglieder aus einer Tabelle importieren

Die meisten Vereine führen ihre Mitglieder ohnehin in einer Tabelle. Statt alles abzutippen, importierst du die Datei und Konia baut die Mitgliederliste für dich, samt Verlängerungsdaten, Zahlungsstatus und Trainingsgruppen.

Öffne das Coach-Webportal

Der Import läuft am Computer, nicht in der App. Geh auf club.konia.app und melde dich mit dem Konto an, das du in Konia ohnehin nutzt, auf dem Weg, den du normalerweise verwendest. Das Portal ist für Vereins-Coaches, ein Konto ohne Admin-Rechte kommt nicht hinein.

Wenn du die Adresse nicht tippen willst, gibt die App sie dir: Öffne auf eurer Vereinsseite im Mitglieder-Block Export / Import und nutze Link kopieren.

Bereite deine Datei vor

Speichere deine Tabelle als CSV. Konia erwartet diese Spalten:

• Name
• E-Mail, die einzige wirklich erforderliche Spalte. Eine Zeile ohne gültige E-Mail-Adresse wird als ungültig gemeldet und übersprungen.
• Ende der Mitgliedschaft, geschrieben als JJJJ-MM-TT
• Bezahlt, entweder paid oder unpaid. yes, no, true, false, 1 und 0 funktionieren ebenfalls.
• Gruppen, mit Semikolon getrennt, etwa Einsteiger;Sonntags-Longrun. Namen, die zu keiner bestehenden Gruppe passen, werden übersprungen, leg also zuerst eure Trainingsgruppen an. Bis zu 50 Gruppen pro Zeile.

Behalte die Kopfzeile. Spalten werden über ihren Namen erkannt, die Reihenfolge spielt also keine Rolle, und eigene Zusatzspalten werden ignoriert statt abgelehnt. Diese Erkennung greift aber nur, wenn Konia eine E-Mail-Überschrift findet: ohne sie liest es die Spalten in der obigen Reihenfolge und behandelt deine Kopfzeile als Mitglied, weshalb plötzlich jemand namens „Name" im Verein steht. Nimm im Zweifel den Button Vorlage herunterladen im Import-Dialog und füll diese aus.

Den Import ausführen

1. Öffne Export / Import

   Das ist ein einzelnes Ausklappmenü in der Werkzeugleiste über der Mitgliedertabelle, mit Vorlage herunterladen, Mitglieder exportieren (CSV) und Mitglieder importieren (CSV). Wähle Mitglieder importieren (CSV). Zuerst erscheint eine kurze Anleitung mit den Formatregeln und dem, was danach passiert. Einmal lesen lohnt sich.

2. CSV-Datei auswählen

   Konia liest sie ein und prüft jede Zeile, bevor irgendetwas geschrieben wird.

3. Zusammenfassung prüfen

   Du siehst, wie viele Mitglieder angelegt und wie viele aktualisiert werden und wie viele Zeilen ungültig sind, mit dem Grund für jede fehlerhafte Zeile, zum Beispiel „Zeile 4: ungültiges Datum". Korrigiere deine Tabelle und versuch es nochmal, oder mach weiter und erledige den Rest von Hand.

4. Bestätigen

   Setz den Haken, dass du diese Kontakte importieren darfst, und starte. Danach lädt die Mitgliederliste neu.

Was „Ausstehend" bedeutet

Importierte Mitglieder, die sich noch nicht registriert haben, erscheinen als Ausstehend, sowohl im Portal als auch im Mitglieder-Bildschirm der App.

Zwei Dinge sind wichtig:

• Es wird keine E-Mail verschickt. Der Import lädt niemanden ein, er baut eure Liste auf. Die eigentliche Einladung bleibt deine Aufgabe, mit eurem Einladungscode.
• Sie müssen sich mit derselben E-Mail-Adresse registrieren, die du importiert hast. Dann wird ihr Eintrag automatisch zugeordnet und Verlängerungsdatum, Zahlungsstatus und Gruppen werden übernommen. Der Ausstehend-Eintrag verschwindet von selbst.

Ausstehende Mitglieder lassen sich erst nach der Registrierung zu Trainings hinzufügen, weil es noch kein Konto gibt. Normale Mitglieder sehen nur einen Namen und die Markierung „Ausstehend": E-Mail-Adressen, Verlängerungsdaten und Zahlungsstatus bleiben ausschliesslich für Coaches sichtbar.

Erneut importieren ist unbedenklich

Importierst du dieselbe Datei nochmal, aktualisiert Konia statt zu duplizieren. Zugeordnet wird über die E-Mail-Adresse, ohne Rücksicht auf Gross- und Kleinschreibung oder überflüssige Leerzeichen. Damit wird die Tabelle zu einem sehr brauchbaren Weg, eure Verlängerungen zu führen: Daten in der Datei aktualisieren, neu importieren, fertig.

Exportieren

Mitglieder exportieren (CSV) im selben Menü lädt eure aktuelle Mitgliederliste als CSV herunter, benannt nach Verein und Datum. Praktisch als Sicherung, für den Vorstand, oder als Ausgangspunkt für den nächsten Import.