Most clubs already keep their members in a spreadsheet. Rather than retyping it, import the file and Konia builds the roster for you, with renewal dates, payment status, and training groups included.
Open the Coach Web Portal
Importing happens on a computer, not in the app. Go to club.konia.app and sign in with the same account you already use in Konia, whichever way you normally sign in. The portal is for club coaches, so an account without admin rights cannot get in.
If you would rather not type the address, the app can hand it to you: on your club page, open Export / Import in the Members block, and use Copy link.
Prepare your file
Save your spreadsheet as CSV. Konia expects these columns:
- Name
- Email, the one column that is genuinely required. A row without a valid email address is reported as invalid and skipped.
- Membership end date, written as YYYY-MM-DD
- Paid, either
paid or unpaid. yes, no, true, false, 1 and 0 also work.
- Groups, separated by semicolons, like
Beginners;Sunday long run. Names that do not match an existing group are skipped, so create your training groups first. Up to 50 groups per row.
Keep the header row. Columns are matched by name, so their order does not matter and extra columns of your own are ignored rather than rejected. That matching only kicks in when Konia recognises an email header, though: without one it falls back to reading the columns in the order above and treats your header row as a member, which is how you end up importing somebody called "Name". If in doubt, use the Download template button in the import dialog and fill that in.
Limits: up to 500 rows per import, with names and email addresses up to 200 characters. A larger club just needs a couple of passes.
Run the import
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Open Export / Import
It is a single dropdown in the toolbar above the members table, holding Download template, Export members (CSV) and Import members (CSV). Choose Import members (CSV). A short guide appears first, covering the format rules and what happens afterwards. Worth reading once.
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Pick your CSV file
Konia parses it and checks every row before anything is written.
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Review the summary
You get counts of how many members will be invited, how many updated, and how many rows are invalid, with the reason for each bad row, for instance "Line 4: invalid date". Fix your spreadsheet and try again, or continue and deal with the stragglers by hand.
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Confirm
Tick the box confirming you have the right to import these contacts, then run it. The roster refreshes when it finishes.
What "Pending" means
Imported members who have not signed up yet appear as Pending, both in the portal and on the Members screen in the app.
Two things matter here:
- No email is sent. Importing does not invite anybody. It builds your roster. Sending the actual invite is still up to you, using your invite code.
- They must sign up with the same email address you imported. When they do, their record is matched automatically and their renewal date, payment status, and groups are applied. The pending entry disappears on its own.
Pending members cannot be added to trainings until they have signed up, since there is no account to add yet. Ordinary members only ever see a name and a "Pending" chip: email addresses, renewal dates, and payment status stay visible to coaches only.
Re-importing is safe
Import the same file again and Konia updates rather than duplicates. Matching is by email address, ignoring capitalisation and stray spaces. This makes the spreadsheet a perfectly good way to run your renewals: update the dates in your file, re-import, done.
Exporting
Export members (CSV), in the same dropdown, downloads your current roster as a CSV named for your club and the date. Useful as a backup, for your committee, or as the starting point for the next import.
Tip: export first, even on a brand new club. It gives you a file with exactly the right headers, which you can fill in and import straight back.
La plupart des clubs tiennent déjà leurs membres dans un tableur. Plutôt que de tout ressaisir, importez le fichier et Konia construit la liste pour vous, avec les dates de renouvellement, le statut de paiement et les groupes d'entraînement.
Ouvrez le portail web coach
L'import se fait sur un ordinateur, pas dans l'app. Allez sur club.konia.app et connectez-vous avec le compte que vous utilisez déjà dans Konia, par le moyen dont vous vous connectez d'habitude. Le portail est réservé aux coachs : un compte sans droits d'administration ne peut pas y entrer.
Si vous préférez ne pas taper l'adresse, l'app peut vous la donner : sur la page de votre club, ouvrez Export / Import dans le bloc Membres, et utilisez Copier le lien.
Préparez votre fichier
Enregistrez votre tableur au format CSV. Konia attend ces colonnes :
- Nom
- E-mail, la seule colonne réellement obligatoire. Une ligne sans adresse e-mail valide est signalée comme invalide et ignorée.
- Date de fin d'adhésion, au format AAAA-MM-JJ
- Payé, soit
paid, soit unpaid. yes, no, true, false, 1 et 0 fonctionnent aussi.
- Groupes, séparés par des points-virgules, par exemple
Débutants;Sortie longue du dimanche. Les noms qui ne correspondent à aucun groupe existant sont ignorés : créez donc d'abord vos groupes d'entraînement. Jusqu'à 50 groupes par ligne.
Conservez la ligne d'en-tête. Les colonnes sont reconnues par leur nom, leur ordre n'a donc pas d'importance et vos colonnes supplémentaires sont ignorées plutôt que rejetées. Mais cette reconnaissance ne s'active que si Konia identifie un en-tête d'e-mail : sans lui, il lit les colonnes dans l'ordre ci-dessus et traite votre ligne d'en-tête comme un membre, d'où l'apparition d'un membre nommé « Nom ». Dans le doute, utilisez le bouton Télécharger le modèle de la fenêtre d'import et remplissez-le.
Limites : jusqu'à 500 lignes par import, les noms et adresses e-mail pouvant aller jusqu'à 200 caractères. Un club plus grand demande simplement deux passages.
Lancez l'import
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Ouvrez Export / Import
C'est un menu déroulant unique dans la barre d'outils au-dessus du tableau des membres, contenant Télécharger le modèle, Exporter les membres (CSV) et Importer des membres (CSV). Choisissez Importer des membres (CSV). Un court guide apparaît d'abord, avec les règles de format et ce qui se passe ensuite. À lire une fois.
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Sélectionnez votre fichier CSV
Konia l'analyse et vérifie chaque ligne avant d'écrire quoi que ce soit.
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Vérifiez le récapitulatif
Vous voyez combien de membres seront ajoutés, combien mis à jour et combien de lignes sont invalides, avec la raison pour chaque ligne fautive, par exemple « Ligne 4 : date invalide ». Corrigez votre tableur et recommencez, ou continuez et traitez les cas restants à la main.
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Confirmez
Cochez la case confirmant que vous avez le droit d'importer ces contacts, puis lancez. La liste se rafraîchit à la fin.
Ce que signifie « En attente »
Les membres importés qui ne se sont pas encore inscrits apparaissent comme En attente, à la fois dans le portail et sur l'écran Membres de l'app.
Deux points importants :
- Aucun e-mail n'est envoyé. L'import n'invite personne, il construit votre liste. L'invitation reste à votre charge, avec votre code d'invitation.
- Ils doivent s'inscrire avec la même adresse e-mail que celle importée. Quand c'est le cas, leur fiche est reconnue automatiquement et la date de renouvellement, le statut de paiement et les groupes sont appliqués. L'entrée en attente disparaît d'elle-même.
Les membres en attente ne peuvent pas être ajoutés aux entraînements tant qu'ils ne se sont pas inscrits, faute de compte à ajouter. Les membres ordinaires ne voient qu'un nom et une étiquette « En attente » : adresses e-mail, dates de renouvellement et statut de paiement restent visibles des seuls coachs.
Réimporter ne présente aucun risque
Importez le même fichier à nouveau et Konia met à jour au lieu de dupliquer. La correspondance se fait par adresse e-mail, sans tenir compte des majuscules ni des espaces parasites. Le tableur devient ainsi un très bon moyen de gérer vos renouvellements : mettez les dates à jour dans votre fichier, réimportez, c'est fait.
Exporter
Exporter les membres (CSV), dans le même menu, télécharge votre liste actuelle en CSV, nommée d'après votre club et la date. Pratique comme sauvegarde, pour votre comité, ou comme point de départ du prochain import.
Conseil : exportez d'abord, même sur un club tout neuf. Vous obtenez un fichier avec exactement les bons en-têtes, que vous pouvez remplir et réimporter directement.
Die meisten Vereine führen ihre Mitglieder ohnehin in einer Tabelle. Statt alles abzutippen, importierst du die Datei und Konia baut die Mitgliederliste für dich, samt Verlängerungsdaten, Zahlungsstatus und Trainingsgruppen.
Öffne das Coach-Webportal
Der Import läuft am Computer, nicht in der App. Geh auf club.konia.app und melde dich mit dem Konto an, das du in Konia ohnehin nutzt, auf dem Weg, den du normalerweise verwendest. Das Portal ist für Vereins-Coaches, ein Konto ohne Admin-Rechte kommt nicht hinein.
Wenn du die Adresse nicht tippen willst, gibt die App sie dir: Öffne auf eurer Vereinsseite im Mitglieder-Block Export / Import und nutze Link kopieren.
Bereite deine Datei vor
Speichere deine Tabelle als CSV. Konia erwartet diese Spalten:
- Name
- E-Mail, die einzige wirklich erforderliche Spalte. Eine Zeile ohne gültige E-Mail-Adresse wird als ungültig gemeldet und übersprungen.
- Ende der Mitgliedschaft, geschrieben als JJJJ-MM-TT
- Bezahlt, entweder
paid oder unpaid. yes, no, true, false, 1 und 0 funktionieren ebenfalls.
- Gruppen, mit Semikolon getrennt, etwa
Einsteiger;Sonntags-Longrun. Namen, die zu keiner bestehenden Gruppe passen, werden übersprungen, leg also zuerst eure Trainingsgruppen an. Bis zu 50 Gruppen pro Zeile.
Behalte die Kopfzeile. Spalten werden über ihren Namen erkannt, die Reihenfolge spielt also keine Rolle, und eigene Zusatzspalten werden ignoriert statt abgelehnt. Diese Erkennung greift aber nur, wenn Konia eine E-Mail-Überschrift findet: ohne sie liest es die Spalten in der obigen Reihenfolge und behandelt deine Kopfzeile als Mitglied, weshalb plötzlich jemand namens „Name" im Verein steht. Nimm im Zweifel den Button Vorlage herunterladen im Import-Dialog und füll diese aus.
Grenzen: bis zu 500 Zeilen pro Import, Namen und E-Mail-Adressen bis zu 200 Zeichen. Ein grösserer Verein braucht einfach zwei Durchgänge.
Den Import ausführen
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Öffne Export / Import
Das ist ein einzelnes Ausklappmenü in der Werkzeugleiste über der Mitgliedertabelle, mit Vorlage herunterladen, Mitglieder exportieren (CSV) und Mitglieder importieren (CSV). Wähle Mitglieder importieren (CSV). Zuerst erscheint eine kurze Anleitung mit den Formatregeln und dem, was danach passiert. Einmal lesen lohnt sich.
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CSV-Datei auswählen
Konia liest sie ein und prüft jede Zeile, bevor irgendetwas geschrieben wird.
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Zusammenfassung prüfen
Du siehst, wie viele Mitglieder angelegt und wie viele aktualisiert werden und wie viele Zeilen ungültig sind, mit dem Grund für jede fehlerhafte Zeile, zum Beispiel „Zeile 4: ungültiges Datum". Korrigiere deine Tabelle und versuch es nochmal, oder mach weiter und erledige den Rest von Hand.
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Bestätigen
Setz den Haken, dass du diese Kontakte importieren darfst, und starte. Danach lädt die Mitgliederliste neu.
Was „Ausstehend" bedeutet
Importierte Mitglieder, die sich noch nicht registriert haben, erscheinen als Ausstehend, sowohl im Portal als auch im Mitglieder-Bildschirm der App.
Zwei Dinge sind wichtig:
- Es wird keine E-Mail verschickt. Der Import lädt niemanden ein, er baut eure Liste auf. Die eigentliche Einladung bleibt deine Aufgabe, mit eurem Einladungscode.
- Sie müssen sich mit derselben E-Mail-Adresse registrieren, die du importiert hast. Dann wird ihr Eintrag automatisch zugeordnet und Verlängerungsdatum, Zahlungsstatus und Gruppen werden übernommen. Der Ausstehend-Eintrag verschwindet von selbst.
Ausstehende Mitglieder lassen sich erst nach der Registrierung zu Trainings hinzufügen, weil es noch kein Konto gibt. Normale Mitglieder sehen nur einen Namen und die Markierung „Ausstehend": E-Mail-Adressen, Verlängerungsdaten und Zahlungsstatus bleiben ausschliesslich für Coaches sichtbar.
Erneut importieren ist unbedenklich
Importierst du dieselbe Datei nochmal, aktualisiert Konia statt zu duplizieren. Zugeordnet wird über die E-Mail-Adresse, ohne Rücksicht auf Gross- und Kleinschreibung oder überflüssige Leerzeichen. Damit wird die Tabelle zu einem sehr brauchbaren Weg, eure Verlängerungen zu führen: Daten in der Datei aktualisieren, neu importieren, fertig.
Exportieren
Mitglieder exportieren (CSV) im selben Menü lädt eure aktuelle Mitgliederliste als CSV herunter, benannt nach Verein und Datum. Praktisch als Sicherung, für den Vorstand, oder als Ausgangspunkt für den nächsten Import.
Tipp: Exportiere zuerst, selbst bei einem brandneuen Verein. Du bekommst eine Datei mit exakt den richtigen Überschriften, die du ausfüllen und direkt zurück importieren kannst.
