Plenty of endurance clubs need a medical certificate or a licence on file before somebody can train, and it is the sort of admin that quietly rots: a folder of emailed PDFs, a spreadsheet nobody updates, and a nasty surprise the week of a race. Konia keeps the documents with the member and shows you who is missing one.
Define what you collect
On your club page, open the Members block and choose Member documents. Coaches only. The screen has two tabs, Status and Types. Start on Types.
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Add a document type
Tap Add document type and name it as your members would say it: Medical certificate, Licence, Parental consent.
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Decide whether it is required
The Required switch is the important one. Required types are what the Status tab tracks and what the missing-documents filter looks at. Optional types still get collected, they just do not count towards compliance.
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Order them
Drag to reorder. This is the order members see on their own documents screen, so put the one you actually chase first.
Mark at least one type as Required. With everything optional the Status tab has nothing to measure, and it will tell you so rather than showing an empty table.
See who has provided what
The Status tab is a grid of members against your required types. Search by name, or use the filter at the top right to switch from All members to Missing required docs, which is the view you want the week before a race. When nobody is missing anything it says so.
Tapping a member opens their documents, and you can upload, replace or delete on their behalf. That matters more than it sounds: plenty of certificates arrive as a photo in a WhatsApp message, and this is where you put it so it stops living in your phone.
What your members do
Members open My documents from their profile and see one row per type you defined, each with its status and an Upload button. Files can be a PDF, JPG or PNG, up to 5 MB. They can add an expiry date, which is optional but is what makes the whole thing useful.
Replacing a document later is the same button. If they only need to correct the expiry date, they can leave the file alone and change just the date.
Documents are visible to that member and to your coaches. Other members never see them.
The four states
- Missing, nothing uploaded.
- Valid, uploaded and either has no expiry date or expires in more than 30 days.
- Expiring soon, expires within 30 days. A document expiring today still counts as expiring rather than expired.
- Expired, the date has passed.
Two things to plan around.
1. A document with no expiry date stays Valid forever. If your medical certificates are annual, ask for the date at upload, or you are tracking nothing.
2. Nobody is emailed about an expiring document. Unlike membership renewals, there are no automatic reminders here. Checking the Status tab is a job someone has to actually do, so put it in the calendar once a term.
Renaming and deleting types
Renaming a type is safe. Files already uploaded keep the label they were filed under, so nothing gets mislabelled retroactively.
Deleting is not. If members have already uploaded files against a type, deleting it permanently deletes those files, and Konia will tell you how many before you confirm. Read that number.
Beaucoup de clubs d'endurance exigent un certificat médical ou une licence avant qu'une personne puisse s'entraîner, et c'est le type d'administratif qui pourrit en silence : un dossier de PDF reçus par e-mail, un tableur que personne ne met à jour, et une mauvaise surprise la semaine d'une course. Konia garde les documents avec le membre et vous montre qui n'a rien fourni.
Définissez ce que vous collectez
Sur la page de votre club, ouvrez le bloc Membres et choisissez Documents des membres. Réservé aux coachs. L'écran a deux onglets, Statut et Types. Commencez par Types.
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Ajoutez un type de document
Touchez Ajouter un type de document et nommez-le comme vos membres le diraient : Certificat médical, Licence, Autorisation parentale.
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Décidez s'il est obligatoire
L'interrupteur Obligatoire est le point clé. Ce sont les types obligatoires que l'onglet Statut suit et que le filtre des documents manquants examine. Les types facultatifs sont quand même collectés, ils ne comptent simplement pas dans la conformité.
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Ordonnez-les
Glissez pour réordonner. C'est l'ordre que les membres voient sur leur propre écran de documents : placez en premier celui que vous réclamez vraiment.
Marquez au moins un type comme obligatoire. Si tout est facultatif, l'onglet Statut n'a rien à mesurer, et il vous le dira au lieu d'afficher un tableau vide.
Voyez qui a fourni quoi
L'onglet Statut croise les membres et vos types obligatoires. Cherchez par nom, ou utilisez le filtre en haut à droite pour passer de Tous les membres à Documents obligatoires manquants, la vue qu'il vous faut la semaine avant une course. Quand plus personne ne manque à l'appel, il vous le dit.
Toucher un membre ouvre ses documents, et vous pouvez téléverser, remplacer ou supprimer à sa place. C'est plus utile qu'il n'y paraît : beaucoup de certificats arrivent en photo dans un message WhatsApp, et c'est ici qu'il faut les déposer pour qu'ils cessent de vivre dans votre téléphone.
Ce que font vos membres
Les membres ouvrent Mes documents depuis leur profil et voient une ligne par type que vous avez défini, avec son statut et un bouton Téléverser. Les fichiers peuvent être un PDF, JPG ou PNG, jusqu'à 5 Mo. Ils peuvent ajouter une date d'expiration, facultative mais c'est elle qui rend l'ensemble utile.
Remplacer un document plus tard passe par le même bouton. S'il s'agit seulement de corriger la date d'expiration, ils peuvent laisser le fichier et ne changer que la date.
Les documents sont visibles par ce membre et par vos coachs. Les autres membres ne les voient jamais.
Les quatre états
- Manquant, rien n'a été déposé.
- Valide, déposé et soit sans date d'expiration, soit expirant dans plus de 30 jours.
- Bientôt expiré, expire dans les 30 jours. Un document qui expire aujourd'hui compte encore comme bientôt expiré et non comme expiré.
- Expiré, la date est passée.
Deux points à anticiper.
1. Un document sans date d'expiration reste Valide indéfiniment. Si vos certificats médicaux sont annuels, demandez la date au dépôt, sinon vous ne suivez rien du tout.
2. Personne n'est prévenu par e-mail d'un document qui expire. Contrairement aux renouvellements d'adhésion, il n'y a ici aucun rappel automatique. Consulter l'onglet Statut est une tâche que quelqu'un doit réellement faire : mettez-la au calendrier une fois par trimestre.
Renommer et supprimer des types
Renommer un type est sans risque. Les fichiers déjà déposés conservent le libellé sous lequel ils ont été classés : rien n'est mal étiqueté rétroactivement.
Supprimer, en revanche, ne l'est pas. Si des membres ont déjà déposé des fichiers pour un type, le supprimer supprime définitivement ces fichiers, et Konia vous indiquera combien avant confirmation. Lisez ce nombre.
Viele Ausdauervereine brauchen ein Arztzeugnis oder eine Lizenz, bevor jemand mittrainieren darf, und genau diese Verwaltung verrottet leise: ein Ordner mit gemailten PDFs, eine Tabelle, die niemand pflegt, und eine böse Überraschung in der Woche vor einem Wettkampf. Konia hält die Dokumente beim Mitglied und zeigt dir, wem eines fehlt.
Festlegen, was ihr einsammelt
Öffne auf eurer Vereinsseite den Block Mitglieder und wähle Mitgliederdokumente. Nur für Coaches. Der Bildschirm hat zwei Tabs, Status und Typen. Fang bei Typen an.
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Einen Dokumenttyp anlegen
Tippe auf Dokumenttyp hinzufügen und benenne ihn so, wie eure Mitglieder ihn nennen würden: Arztzeugnis, Lizenz, Einverständnis der Eltern.
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Entscheiden, ob er Pflicht ist
Der Schalter Erforderlich ist der entscheidende. Nur Pflichttypen verfolgt der Status-Tab, und nur auf sie schaut der Filter für fehlende Dokumente. Optionale Typen werden trotzdem eingesammelt, sie zählen bloss nicht zur Vollständigkeit.
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Sortieren
Zieh sie in die gewünschte Reihenfolge. Genau so sehen es die Mitglieder auf ihrem eigenen Dokumente-Bildschirm, setz also das nach oben, dem du wirklich hinterherläufst.
Markiere mindestens einen Typ als erforderlich. Ist alles optional, hat der Status-Tab nichts zu messen, und er sagt dir das, statt eine leere Tabelle zu zeigen.
Sehen, wer was abgegeben hat
Der Tab Status stellt Mitglieder euren Pflichttypen gegenüber. Such nach Namen oder nutze den Filter oben rechts, um von Alle Mitglieder auf Fehlende Pflichtdokumente zu wechseln, die Ansicht für die Woche vor einem Wettkampf. Fehlt niemandem etwas, steht das dort.
Ein Tipp auf ein Mitglied öffnet dessen Dokumente, und du kannst stellvertretend hochladen, ersetzen oder löschen. Das ist wichtiger, als es klingt: viele Zeugnisse kommen als Foto in einer WhatsApp-Nachricht, und hier legst du sie ab, damit sie nicht länger in deinem Handy wohnen.
Was eure Mitglieder tun
Mitglieder öffnen Meine Dokumente in ihrem Profil und sehen eine Zeile pro Typ, den du angelegt hast, jeweils mit Status und einem Button Hochladen. Dateien dürfen PDF, JPG oder PNG mit bis zu 5 MB sein. Sie können ein Ablaufdatum angeben, optional, aber genau das macht die Sache erst nützlich.
Ein Dokument später zu ersetzen geht über denselben Button. Müssen sie nur das Ablaufdatum korrigieren, lassen sie die Datei liegen und ändern bloss das Datum.
Dokumente sehen dieses Mitglied und eure Coaches. Andere Mitglieder nie.
Die vier Zustände
- Fehlt, nichts hochgeladen.
- Gültig, hochgeladen und entweder ohne Ablaufdatum oder mit mehr als 30 Tagen Restlaufzeit.
- Läuft bald ab, endet innerhalb von 30 Tagen. Ein Dokument, das heute abläuft, zählt noch als bald ablaufend, nicht als abgelaufen.
- Abgelaufen, das Datum ist vorbei.
Zwei Dinge, auf die du dich einstellen solltest.
1. Ein Dokument ohne Ablaufdatum bleibt für immer gültig. Sind eure Arztzeugnisse jährlich, verlang das Datum beim Hochladen, sonst verfolgst du gar nichts.
2. Niemand wird per E-Mail an ein ablaufendes Dokument erinnert. Anders als bei den Mitgliedschafts-Verlängerungen gibt es hier keine automatischen Erinnerungen. In den Status-Tab zu schauen ist eine Aufgabe, die jemand wirklich erledigen muss, trag sie also einmal pro Quartal in den Kalender ein.
Typen umbenennen und löschen
Umbenennen ist unbedenklich. Bereits hochgeladene Dateien behalten die Bezeichnung, unter der sie abgelegt wurden, nachträglich wird nichts falsch beschriftet.
Löschen dagegen nicht. Haben Mitglieder schon Dateien zu einem Typ hochgeladen, löscht das Entfernen diese Dateien endgültig, und Konia nennt dir vor der Bestätigung die Anzahl. Lies diese Zahl.
